Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est :
WakaSign, solution éditée par JDS CONSEIL, 17 rue de la guillauderie, 44118 La Chevrolière
RCS : Nantes B 5297733
SIRET : 52977336800012
DPO ou contact RGPD : dpo@wakasign.com

a) Lorsque vous utilisez la plateforme WakaSign :

‍Identité : nom, prénom, civilité, entreprise, fonction

Coordonnées : adresse e-mail, téléphone, pays

Données de connexion : IP, logs, horodatages, signature électronique

Documents traités : fichiers transmis, reçus ou signés

Préférences utilisateur, notifications, interface personnalisée

Historique d’utilisation, actions effectuées

b) Lorsque vous naviguez sur le site web :

‍Données de navigation (pages visitées, temps passé, clics)

Cookies techniques, de mesure d’audience, marketing (voir [Politique Cookies])

Formulaires de contact, inscription à la newsletter

Métadonnées associées (navigateur, système d’exploitation, langue…)

c) Pour les signataires tiers (invités à signer via WakaSign) :

‍Prénom, nom, adresse e-mail

Données d’identification et vérification (niveau de signature, code OTP, eIDAS, KYC…)

Données de signature, fichier signé, horodatage

Journal d’audit, preuve légale associée

a. Création et gestion de votre compte utilisateur
Ce traitement repose sur l’exécution du contrat qui nous lie. Vos données sont conservées pendant toute la durée du contrat, puis archivées pendant 3 ans à des fins de preuve.Ces cookies sont essentiels au bon fonctionnement du site. Ils permettent, par exemple, de maintenir votre session active, de sécuriser l’accès aux pages ou de mémoriser vos choix de consentement.

‍b. Utilisation de la signature électronique
Lorsque vous signez ou faites signer un document via WakaSign, les données sont traitées sur la base de l’intérêt légitime (preuve de la transaction) et d’obligations légales liées au cadre réglementaire eIDAS. Les preuves de signature sont conservées pendant 10 ans. Ils nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site : nombre de visites, pages consultées, temps passé… Les données sont anonymisées et utilisées à des fins d’amélioration continue.

‍c. Hébergement et traitement des documents
Les documents que vous déposez, envoyez ou signez sont traités dans le cadre contractuel de la solution. Ils sont conservés selon les paramètres que vous définissez dans votre espace d’administration. Ces cookies permettent de retenir vos préférences (langue, affichage, configuration utilisateur) pour rendre votre navigation plus fluide et personnalisée.

‍d. Gestion de la relation client et du support
Nous utilisons vos coordonnées pour vous accompagner, répondre à vos demandes, ou suivre nos échanges commerciaux. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à améliorer le service, avec une conservation des données limitée à 3 ans après votre dernier contact.

e. Envoi de communications commerciales ou de la newsletter
Ces communications sont basées sur votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via un lien de désinscription ou en nous contactant.Ce traitement repose sur l’exécution du contrat qui nous lie. Vos données sont conservées pendant toute la durée du contrat, puis archivées pendant 3 ans à des fins de preuve.Ces cookies sont essentiels au bon fonctionnement du site. Ils permettent, par exemple, de maintenir votre session active, de sécuriser l’accès aux pages ou de mémoriser vos choix de consentement.

‍f. Analyse du trafic et cookies
Avec votre consentement, nous utilisons des cookies pour mesurer l’audience du site, améliorer l’ergonomie et vous proposer une expérience personnalisée. La durée maximale de conservation est de 13 mois.Lorsque vous signez ou faites signer un document via WakaSign, les données sont traitées sur la base de l’intérêt légitime (preuve de la transaction) et d’obligations légales liées au cadre réglementaire eIDAS. Les preuves de signature sont conservées pendant 10 ans. Ils nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site : nombre de visites, pages consultées, temps passé… Les données sont anonymisées et utilisées à des fins d’amélioration continue.

‍g. Respect de nos obligations légales
Certaines données peuvent être conservées à des fins de conformité légale, notamment fiscales ou réglementaires, avec des durées de conservation allant jusqu’à 10 ans selon les cas (ex : factures, preuves de traitement sécurisé).

Seules les personnes habilitées et strictement nécessaires au traitement peuvent accéder à vos données. Cela comprend :Les équipes internes de WakaSign (support, technique, conformité)

Nos sous-traitants conformes RGPD, pour assurer l’hébergement, la facturation, la signature ou l’envoi de notifications

Exemples :

- OVHcloud (hébergement – France)

- Stripe (paiement – Irlande/UE)

- Google Analytics / Matomo (analyse trafic – données anonymisées)

- ZeptoMail (envoi d’e-mails transactionnels)

Les autorités réglementaires en cas d’obligation légale

Nous ne revendons jamais vos données. Aucune donnée n’est transférée hors UE sans garantie équivalente.

Les données sont hébergées exclusivement en France, dans des infrastructures certifiées ISO 27001 et, pour les données de santé le cas échéant, HDS (Hébergeur de Données de Santé).Des mesures de sécurité avancées sont appliquées :

- Chiffrement des données au repos et en transit (AES-256, TLS 1.3)

- Authentification forte (2FA)

- Gestion des habilitations, audit et supervision continue

- Plan de continuité et de reprise d’activité

- Journalisation complète et exportable

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

- Accès à vos données

- Rectification de données inexactes

- Effacement (“droit à l’oubli”), sous conditions

- Limitation du traitement

- Portabilité de vos données, sur demande

- Opposition à certains traitements

- Retrait du consentement à tout moment

📬 Pour exercer vos droits : dpo@wakasign.comNous nous engageons à vous répondre sous 30 jours.
En cas de litige, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).
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Lorsque vous êtes invité à signer un document via WakaSign, vos données sont uniquement utilisées pour ce processus.

La plateforme enregistre les éléments suivants : identité, adresse e-mail, document signé, niveau de signature, date/heure, adresse IP, dispositif utilisé, code de vérification (si applicable), certificat eIDAS et preuve de signature.

Ces données sont conservées à des fins de preuve juridique, dans le respect des obligations réglementaires, sans aucun usage commercial.
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Cette politique pourra évoluer pour refléter toute modification légale, technique ou organisationnelle. Toute mise à jour sera clairement notifiée via notre site et/ou la plateforme.
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Dernière mise à jour : 04/07/2025